Avantages du format PDF/A
Les documents électroniques ont de nombreux avantages comparés aux formats traditionnels de stockage (format papier, microfilms, autres). L'amélioration de l'accessibilité peut à elle seule justifier l'introduction d'un archivage électronique.
Les autres avantages du format PDF/A plutôt qu'une archive papier ou un format électronique tel que le TIFF sont :
Le PDF/A contient des objets tels que les polices de caractères et les images. Les informations de chaînes de caractères sont donc disponibles intégralement, ce qui permet une recherche plein texte dans le fichier. Un TIFF est une image bitmap (suite de points). Il doit par conséquent être traité par un logiciel de Reconnaissance Optique de Caractères OCR pour que les images forment des chaînes de caractères.
Le format PDF/A n'a besoin que d'une fraction réduite de l'espace du fichier d'origine PDF ou d'un fichier TIFF. La taille compacte des fichiers est également particulièrement adaptée pour le transfert électronique de documents (FTP, e-mail) .
Les fichiers au format PDF/A peuvent être optimisés. Selon l'objectif, la priorité peut être accordée à la qualité de l'image (exemple : pour les chèques) ou à l'extraction de données structurées (exemple : informations de facturation). Le format TIFF ne fait aucune différence.
Les métadonnées telles que le titre, l'auteur, la date de création ou de modification, le sujet, les mots clés peuvent être enregistrées dans un fichier PDF/A. Sur la base des métadonnées, les fichiers PDF/A peuvent être classés automatiquement, sans intervention manuelle.